ผลงานวิจัย

เจือจันทร์ คำวีระ - thaied

Current Record: เจือจันทร์ คำวีระ

เจือจันทร์ คำวีระ

1. สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระ บังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ ในภาพรวม 4 ด้าน และรายด้าน อยู่ในระดับปานกลาง โดยเรียงลำดับค่าเฉลี่ยจากมากไปหาน้อยได้ดังนี้คือ ด้านการจัดทำหนังสือราชการ ด้านการเก็บรักษา และการยืมหนังสือราชการ ด้านการทำลายหนังสือราชการ และด้านการรับและการส่งหนังสือราชการ
2. การเปรียบเทียบสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้า คุณทหารลาดกระบังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ จำแนกตามหน่วยงานที่สังกัดในภาพรวม 4 ด้าน และรายด้าน แตกต่างกัน

Click to minimize this section Details

ลำดับที่ 6513
ชื่อผลงานวิจัย สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณ ของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
หัวข้อ(Eng) Problem States of the Correspondence Section of King Mongkuts Institute of Technology Ladkrabang
คำสำคัญ(keyword) สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณ การจัดทำหนังสือราชการ การรับและการส่งหนังสือราชการ การเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ การทำลายหนังสือราชการ ปี2546
ชื่อผู้วิจัย เจือจันทร์ คำวีระ
ชื่อผู้วิจัย(Eng) Jearjun Khamvera
ตำแหน่ง เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป ระดับ 6
การศึกษา ครุศาสตร์อุตสาหกรรมมหาบัณฑิต สาขาวิชาการบริหารอาชีวศึกษา สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
สถานที่ติดต่อ 151/729 หมู่ 7 หมู่บ้านนวนารมย์ ถนนฉลองกรุง แขวงทับยาว เขตลาดกระบัง กรุงเทพมหานคร
สถานศึกษา ภาควิชาชีววิทยาประยุกต์ คณะวิทยาศาสตร์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
ช่วงระยะเวลาที่ทำวิจัย(duration) ทำวิจัยเสร็จปี 2546
ประเภท วิทยานิพนธ์ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
สถานที่จัดเก็บผลงาน ห้องสมุด สำนักงานเลขาธิการสภาการศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ 99/20 ถนนสุโขทัย เขตดุสิต ก.ท.ม. 10300 โทร. 0 2668 7123
ประวัติความเป็นมา(history) การศึกษาเป็นกระบวนการที่สำคัญยิ่งในการพัฒนาคนให้มีคุณภาพและมีความสามารถที่จะปรับตัวได้อย่างรู้เท่าทันการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ หน่วยงานที่ทำหน้าที่ในการจัดการเรียนการสอนโดยตรง คือ สถานศึกษาจะต้องปรับเปลี่ยนระบบการจัดการให้เหมาะสม โดยผู้บริหารสถานศึกษาจะต้องบริหารงานด้านต่าง ๆ ของสถานศึกษาให้มีประสิทธิภาพตามภาระหน้าที่ของผู้บริหาร

การจัดการศึกษาในปัจจุบันได้จัดระบบการศึกษาตามพระราชบัญญัติการศึกษาแห่งชาติ พ.ศ. 2542 โดยแบ่งระดับการศึกษาออกเป็น 2 ระดับ คือ การศึกษาขั้นพื้นฐาน และการศึกษาระดับอุดมศึกษา (สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาแห่งชาติ. 2542 : 10) การศึกษาระดับอุดมศึกษานับได้ว่าเป็นการศึกษาที่มีบทบาทสำคัญ เนื่องจากเป็นการจัดการศึกษาที่มุ่งสร้างสรรค์กำลังคนในระดับวิชาการและวิชาชีพชั้นสูง และมุ่งพัฒนาคนให้เป็นคนที่มีประโยชน์แก่สังคม มีคุณธรรม จริยธรรม มีความรับผิดชอบ มีความสำนึกในทางสร้างสรรค์ เพื่อให้สามารถดำเนินชีวิตอย่างมีคุณค่าแก่บุคคล สังคม และประเทศชาติ

สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง มีพันธกิจตามพระราชบัญญัติสถาบันได้กำหนดไว้ 5 ด้าน คือ การผลิตบัณฑิต การวิจัย บริการวิชาการและบริการสังคม ทำนุบำรุงศิลปะและวัฒนธรรมไทย และการบริหารและการจัดการ (กองแผนงาน. 2545 : 1) การบริหารของสถาบันฯ ยึดตามแผนพัฒนาการศึกษาระดับอุดมศึกษาของทบวงมหาวิทยาลัยและแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ฉบับที่ 9 (พ.ศ. 2545-2549)

จากการประชุมสภาสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง เมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 2542 ที่ประชุมได้มีมติให้จัดแบ่งหน่วยงานในสำนักงานคณบดีออกเป็น 9 งาน คือ งานบริหารและธุรการ งานการเจ้าหน้าที่ งานนโยบายและแผน งานการเงินและบัญชี งานพัสดุ งานบริการทางวิชาการและวิจัย งานกิจกรรมนักศึกษา งานทะเบียน งานห้องสมุด (มติสภาสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ครั้งที่ 7/2542 ลงวันที่ 22 ธันวาคม 2542) งานสารบรรณเป็นส่วนหนึ่งของงานบริหารและธุรการ ซึ่งนับว่ามีความสำคัญ เพราะเป็นงานที่ต้องปฏิบัติเป็นประจำ เป็นปัจจุบัน และเป็นงานที่ให้บริการส่งเสริมและสนับสนุนงานทุก ๆ งานของสถาบัน ให้ดำเนินไปด้วยความสะดวก ราบรื่น รวดเร็ว ไปสู่เป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ และสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี จึงกล่าวได้ว่างานสารบรรณเป็นหัวใจสำคัญของการปฏิบัติงานราชการ ทุกหน่วยงานที่ผู้บริหาร และผู้รับผิดชอบงานในด้านนี้จะต้องเรียนรู้และเข้าใจ

เนื่องจากงานสารบรรณมีความสำคัญสำหรับทุกหน่วยงาน และมีความสำคัญต่อระบบการบริหารราชการเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้น สำนักนายกรัฐมนตรีจึงได้ออกระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณขึ้น ดังที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน คือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ระเบียบดังกล่าวให้ใช้บังคับแก่ส่วนราชการ และหน่วยงานต่าง ๆ ที่จะต้องถือปฏิบัติให้เป็นบรรทัดฐานเดียวกัน และได้วางขอบเขตของงานสารบรรณไว้ว่าเป็นงานที่เกี่ยวกับการบริหารเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลายหนังสือราชการ (สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี. 2539 : 1)

จากสภาพการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง สถาบันฯ มีการแบ่งส่วนราชการออกเป็นคณะ สำนัก บัณฑิตวิทยาลัย และกองต่าง ๆ งานสารบรรณของกองกลาง สำนักงานอธิการบดี เป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของสถาบันฯ ส่วนงานสารบรรณของคณะ สำนัก บัณฑิตวิทยาลัย และกองต่าง ๆ เรียกว่า งานธุรการ ซึ่งปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องสารบรรณ และจัดเป็นหน่วยงานสารบรรณกลางของคณะ สำนัก บัณฑิตวิทยาลัย และกองนั้น ๆ หน้าที่ของงานสารบรรณคือ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือราชการ จะเห็นได้ว่าการบริหารงานสารบรรณของสถาบันฯ มีการกระจายงานด้านสารบรรณไปตามหน่วยงานย่อยภายในสถาบันฯ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การบริหารคล่องตัว สะดวก รวดเร็วขึ้น และในปัจจุบันสถาบันฯ ได้นำโปรแกรมระบบงานสารบรรณมาใช้ในการปฏิบัติงานภายในสถาบันฯ โดยมีกองกลางเป็นหน่วยงานหลักที่ดำเนินการอยู่ และได้ดำเนินการส่งเอกสารผ่านระบบไปยังแต่ละหน่วยงานแล้ว

การบริหารงานสารบรรณของหน่วยงานต่าง ๆ แม้จะมีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ เป็นหลักในการปฏิบัติงานสารบรรณแล้วก็ตาม แต่ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานสารบรรณก็ยังคงเกิดขึ้นอยู่เสมอ

จากผลการวิจัยของ เตือนใจ ดลประสิทธิ์ (2540 : 129) พบว่า ปัญหาการบริหารงานธุรการ ด้านการบริหารงานสารบรรณ โรงเรียนส่วนใหญ่มีปัญหาด้านการรับ-จ่ายหนังสือราชการ คือ หนังสือด่วนล่าช้า ไม่ทันเหตุการณ์ และไม่มีการกำหนดเวลาเดินหนังสือที่แน่นอน ขาดแคลนเครื่องมือในการผลิต และจัดทำหนังสือราชการ เช่น เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ยังขาดบุคลากรที่มีความรู้และความเข้าใจในระบบการจัดเก็บเอกสารและทำลายหนังสือราชการ ซึ่งสอดคล้องกับข้อคิดเห็นของ วันชัย ซันประสิทธิ์ (2542 : 7) ที่กล่าวไว้ว่า การรับและการส่งหนังสือราชการของหน่วยงานมักล่าช้าไม่ทันกำหนดเวลา และเกิดการสูญหายเป็นประจำ มีการเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ ตลอดจนไม่มีการทำบัญชีเพื่อขอทำลายหนังสือราชการ ซึ่งสอดคล้องกับผลการวิจัยของ จรรยา สุขประเสริฐ (2541 : 112) พบว่า มีปัญหาในการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่สารบรรณ คือ โรงเรียนบางแห่งยังไม่มีการทำลายหนังสือราชการ หรือยังปฏิบัติไม่ถูกต้องตามระเบียบ และจากผลการวิจัยของ วัฒนา ธงภักดิ์ (2544 : บทคัดย่อ) พบว่า ปัญหาการบริหารงานสารบรรณ คือ ขาดเครื่องมือ วัสดุอุปกรณ์ เทคโนโลยีที่ทันสมัยนำมาใช้เกี่ยวกับงานสารบรรณ

จากความสำคัญและสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณดังกล่าว ผู้วิจัยจึงมีความสนใจที่จะศึกษาสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของหน่วยงานต่าง ๆ ในสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง เพื่อดูว่าจะมีระดับของสภาพปัญหาคล้ายกันหรือไม่ มากน้อยเพียงใด และเพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับผู้บริหารทุกระดับได้รับทราบ และเป็นแนวทางในการบริหารปรับปรุงงานสารบรรณให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล ช่วยขจัดปัญหาประหยัดเรื่องงบประมาณ เวลา และทรัพยากรบุคคล อันจะมีผลต่อการพัฒนาสถาบันฯ ในอนาคตต่อไป

แนวคิด(concept) การวิจัยครั้งนี้ ผู้วิจัยมุ่งศึกษาสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ ในปีการศึกษา 2545 ผู้วิจัยใช้กรอบแนวคิดในการวิจัยตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี. 2526 : 1) ที่ได้ระบุว่า การบริหารงานสารบรรณ ประกอบด้วยภารกิจหลัก 4 ด้าน คือ

1. การจัดทำหนังสือราชการ

2. การรับและการส่งหนังสือราชการ

3. การเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ

4. การทำลายหนังสือราชการ

วัตถุประสงค์(objective) 1. เพื่อศึกษาสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหาร ลาดกระบังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ใน 4 ด้าน คือ ด้านการจัดทำหนังสือราชการ ด้านการรับและการส่งหนังสือราชการ ด้านการเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ และด้านการทำลายหนังสือราชการ
2. เพื่อเปรียบเทียบสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้า คุณทหารลาดกระบังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ ใน 4 ด้าน คือ ด้านการจัดทำหนังสือราชการ ด้านการรับและการส่งหนังสือราชการ ด้านการเก็บรักษา และการยืมหนังสือราชการ และด้านการทำลายหนังสือราชการ จำแนกตามหน่วยงานที่สังกัด
สมมุติฐาน(assumption) เจ้าหน้าที่ที่สังกัดต่างหน่วยงานกัน มีความคิดเห็นเกี่ยวกับสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของ สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง แตกต่างกัน ทั้งในภาพรวมและรายด้าน
แนวทางการปฏิบัติ(regulation) การวิจัยเชิงสำรวจ
กลุ่มตัวอย่าง(sample) ประชากรในการวิจัยครั้งนี้ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ ซึ่งดำรงตำแหน่งเลขานุการคณะ / สำนัก เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป พนักงานธุรการ เจ้าหน้าที่ธุรการ และ เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล ซึ่งสังกัดอยู่ในคณะ สำนัก และบัณฑิตวิทยาลัย จำนวน 286 คน ในการวิจัยครั้งนี้ศึกษาจากประชากรทั้งหมด
ตัวแปร(variable) ตัวแปรต้น คือ หน่วยงานที่สังกัด
ตัวแปรตาม คือ สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ ใน 4 ด้าน ได้แก่
1. การจัดทำหนังสือราชการ
2. การรับและการส่งหนังสือราชการ
3. การเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ
4. การทำลายหนังสือราชการ
คำนิยาม(defination) สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณ หมายถึง อุปสรรคหรือข้อขัดข้องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เป็นเหตุให้การบริหารงานเอกสารไม่บรรลุวัตถุประสงค์ หรือบรรลุวัตถุประสงค์อย่างขาดประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดความผิดพลาด ความล่าช้า ความฟุ่มเฟือย และไม่เป็นระเบียบ จำแนกเป็น
1. การจัดทำหนังสือราชการ หมายถึง การร่าง การเขียน การพิมพ์ การอัดสำเนา การโรเนียว การ ถ่ายเอกสาร เพื่อใช้งานในราชการในรูปแบบของจดหมายโต้ตอบ บันทึกข้อความ งานพิมพ์ต่าง ๆ เป็นต้น และเจ้าหน้าที่งานสารบรรณจะต้องดำเนินการให้ถูกต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย และปฏิบัติตามระเบียบการจัดทำหนังสือราชการ โดยใช้เครื่องมือ และวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เหมาะสมและมีคุณภาพ เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องอัดสำเนาเอกสาร เครื่องโรเนียวเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
2. การรับและการส่งหนังสือราชการ หมายถึง หนังสือที่ได้รับเข้ามาและส่งออกไปจากหน่วยงาน และเจ้าหน้าที่งานสารบรรณจะต้องดำเนินการตรวจสอบ ลงทะเบียนรับ-ส่งตามขั้นตอน และบรรจุซองหรือหีบห่อ เพื่อแจกจ่ายและนำส่งหนังสือราชการนั้นไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน โดยเจ้าหน้าที่เป็นผู้นำส่ง ส่งทางไปรษณีย์ หรือส่งโดยใช้คอมพิวเตอร์
3. การเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ หมายถึง การจัดหนังสือให้เป็นระบบ เก็บให้อยู่ในสภาพ ดี ไม่สูญหาย ค้นหาง่าย ใช้ประโยชน์ได้ทันทีที่ต้องการ โดยใช้เครื่องมือ วัสดุอุปกรณ์และสถานที่ในการจัดเก็บที่เหมาะสม และการที่บุคคลทั้งภายในและภายนอกหน่วยงานมีความประสงค์จะใช้หนังสือราชการ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในราชการ โดยการยืมและคืนตามระเบียบการยืมหนังสือราชการ
4. การทำลายหนังสือราชการ หมายถึง การแปรสภาพหนังสือราชการจากลักษณะเดิมไปในลักษณะ ที่แตกต่างจากเดิม โดยวิธีการเผาใช้เครื่องทำลายเอกสาร หรือวิธีอื่นจนไม่สามารถอ่านข้อความได้ โดยทำตามขั้นตอนการทำลายหนังสือราชการที่กฎหมายหรือระเบียบกำหนดไว้
เครื่องมือ(tool) เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยครั้งนี้ เป็นแบบสอบถามเกี่ยวกับสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ รวม 3 ตอน ดังนี้
ตอนที่ 1 สอบถามข้อมูลทั่วไปของผู้ตอบแบบสอบถาม
ตอนที่ 2 สอบถามสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ใน 4 ด้าน คือ ด้านการจัดทำหนังสือราชการ ด้านการรับและการส่งหนังสือราชการ ด้านการเก็บรักษาและการยืมหนังสือราชการ และด้านการทำลายหนังสือราชการ จำนวน 40 ข้อ
ตอนที่ 3 คำถามปลายเปิด เพื่อให้ผู้ตอบได้เสนอแนะเพิ่มเติมเกี่ยวกับสภาพปัญหา นอกเหนือจากที่ระบุไว้แล้วในตอนที่ 2 และแนวทางแก้ไขการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ใน 4 ด้าน จำนวน 4 ข้อ
ก่อนนำแบบสอบถามไปใช้ ได้ผ่านการตรวจสอบคุณภาพของเครื่องมือในด้านเนื้อหา ภาษา และความเที่ยงตรงจากผู้ทรงคุณวุฒิ และผ่านการทดสอบ (Try Out) จากกลุ่มบุคคลที่มีลักษณะใกล้เคียงกับประชากร จำนวน 30 คน แล้วนำมาหาค่าความเชื่อมั่นของแบบสอบถาม โดยวิธีหาค่าสัมประสิทธิ์แอลฟา (-Coefficient) ได้ค่าความเชื่อมั่นของแบบสอบถาม รวมทั้งฉบับเท่ากับ 0.94
การรวบรวมข้อมูล(gathering) ผู้วิจัยได้ติดต่อขอหนังสือจากคณะครุศาสตร์อุตสาหกรรม สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง เพื่อขออนุญาตอธิการบดี สถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง ในการเก็บข้อมูลจากเจ้าหน้าที่ โดยผู้วิจัยเป็นผู้นำแบบสอบถาม จำนวน 286 ชุด ไปเก็บรวบรวมข้อมูล และรับแบบสอบถามคืน เป็นแบบสอบถามสมบูรณ์ จำนวน 286 ชุด คิดเป็นร้อยละ 100
การวิเคราะห์(analysis) วิเคราะห์ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป SPSS (Statistical Package for the Social Sciences) ดังนี้
1. วิเคราะห์ข้อมูลตอนที่ 1 ของผู้ตอบแบบสอบถาม นำเสนอในรูปแบบการแจกแจงความถี่และค่า ร้อยละ แล้วจึงนำเสนอในรูปของตาราง
2. วิเคราะห์ข้อมูลตอนที่ 2 วิเคราะห์ข้อมูลตอนที่ 2 โดยหาค่าเฉลี่ย () และค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน () แล้วนำค่าเฉลี่ยไปแปลความหมายของสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณ และวิเคราะห์เปรียบเทียบสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณ โดยเปรียบเทียบระดับสภาพปัญหา
3. วิเคราะห์ข้อมูลตอนที่ 3 เป็นแบบสอบถามปลายเปิด จำแนกเป็น
3.1 ความคิดเห็นของปัญหาเพิ่มเติม
3.2 ความคิดเห็นของข้อเสนอแนะแนวทางการปรับปรุงแก้ไข
ข้อสรุป(summary) 1. สภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระ บังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ ในภาพรวม 4 ด้าน และรายด้าน อยู่ในระดับปานกลาง โดยเรียงลำดับค่าเฉลี่ยจากมากไปหาน้อยได้ดังนี้คือ ด้านการจัดทำหนังสือราชการ ด้านการเก็บรักษา และการยืมหนังสือราชการ ด้านการทำลายหนังสือราชการ และด้านการรับและการส่งหนังสือราชการ
2. การเปรียบเทียบสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้า คุณทหารลาดกระบังตามความคิดเห็นของเจ้าหน้าที่ จำแนกตามหน่วยงานที่สังกัดในภาพรวม 4 ด้าน และรายด้าน แตกต่างกัน
ข้อเสนอแนะ(suggestion) ข้อเสนอแนะระดับสถาบัน
1. สถาบันควรจัดให้มีการประชุมหรือร่วมกันระหว่างผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติ งานสารบรรณของทุกหน่วยงาน เพื่อพิจารณาหาแนวทางปรับปรุงแก้ไขปัญหาในการจัดทำหนังสือราชการ เป็นประจำทุกปี อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
2. สถาบันควรจัดฝึกอบรมให้ความรู้แก้เจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงานสารบรรณทุกคนและทุกหน่วยงานให้มี ความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบวิธีการทำงานสารบรรณ ด้วยการฝึกอบรมให้ลงมือปฏิบัติจริง ตลอดจนให้ความรู้เกี่ยวกับเทคนิคการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยการฝึกอบรมให้มีความรู้ความสามารถในงานตามหน้าที่และงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงทั้งก่อนเข้ารับหน้าที่และระหว่างปฏิบัติหน้าที่เป็นระยะตลอดเวลา อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
3. สถาบันควรมีการพัฒนาระบบการปฏิบัติงานสารบรรณให้เป็นระบบเดียวกันทั้งสถาบัน
4. ผู้บริหารควรให้การสนับสนุน และส่งเสริมความก้าวหน้าของเจ้าหน้าที่งานสารบรรณโดยการปรับ ระบบความก้าวหน้าในสายงาน ขยายเพดานของตำแหน่งให้สูงขึ้น ให้มีความก้าวหน้าเท่าเทียมกับเจ้าหน้าที่ในวิชาชีพอื่น ๆ เพื่อเป็นการสร้างขวัญกำลังใจแก่เจ้าหน้าที่
5. สถาบันควรจัดให้มีคู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ เพื่อเป็นมาตรฐานในการปฏิบัติให้เป็นแนวเดียว กันในทุกหน่วยงาน
6. สถาบันควรมีศูนย์เก็บเอกสาร และมีบุคลากรประจำศูนย์เก็บเอกสาร เพื่อทำหน้าที่เก็บ ค้นหา ให้ ยืม และการบริการด้านอื่น ๆ ซึ่งบุคลากรประจำศูนย์เก็บเอกสาร จะต้องมีความรู้ด้านระบบการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดี
7. แนวทางการแก้ปัญหาความล่าช้าในการค้นหาหนังสือราชการ สถาบันควรให้ความสนใจในเรื่อง การจัดระบบจัดเก็บหนังสือราชการให้เป็นระบบมาตรฐาน โดยอาจมีระบบจัดเก็บหนังสือราชการไว้ที่ศูนย์เก็บเอกสาร หรือนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการจัดเก็บหนังสือราชการ ทั้งนี้เพื่อเป้นการปฏิบัติงานสารบรรณของสถาบันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ข้อเสนอแนะระดับหน่วยงาน
1. ในการคัดเลือกบุคคลเข้ามาทำงานในหน่วยงาน ควรเลือกสรรบุคคลที่มีคุณสมบัติเฉพาะ และ บรรจุบุคคลให้ตรงกับสายงาน เพื่อให้ได้บุคคลที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับลักษณะงาน
2. หน่วยงานควรเปิดโอกาสและส่งเสริมให้เจ้าหน้าที่งานสารบรรณไปฝึกอบรม ดูงานในส่วนที่เกี่ยว ข้อง เพื่อการพัฒนาความรู้ ความสามารถ การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และสามารถนำส่วนที่ดีมาประยุกต์ใช้กับงาน รวมทั้งเป็นการสร้างขวัญกำลังใจแก่เจ้าหน้าที่
3. ในการบันทึกเสนอเรื่อง ควรตัดขั้นตอนของผู้รับผิดชอบบางขั้นตอนที่ไม่เกี่ยวข้องออก เพื่อให้เกิด ความรวดเร็วในการเดินทางของหนังสือ
4. ในการเวียนหนังสือราชการให้บุคคลที่เกี่ยวข้องทราบ ควรแจกจ่ายสำเนาในเรื่องที่มีสาระสำคัญ ให้แก่ผู้เกี่ยวข้องโดยตรงก่อน แล้วจึงส่งไปให้หน่วยงานอื่น ๆ ที่ต้องการเพื่อทราบ หรือเพื่อออกความเห็น หรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ ทีหลัง และหน่วยงานจะต้องจัดระบบการรับ-การส่งหนังสือราชการให้เป็นไปในลักษณะรวดเร็ว ทันเหตุการณ์ และเป็นไปอย่างทั่วถึง
5. ในการสร้างหรือขยายสถานที่ทำงานของหน่วยงาน ควรมีการกำหนดสถานที่ที่จะใช้ในการเก็บ รักษาหนังสือราชการไว้ด้วย
6. ในด้านการทำลายหนังสือราชการ ควรลดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ไม่จำเป็นให้สั้นลง และผู้บังคับ บัญชาควรตรวจสอบดูแลเอาใจใส่ให้การดำเนินการทำลายหนังสือราชการเป็นไปอย่างถูกต้อง เหมาะสมตามกำหนดเวลา ตลอดจนพัฒนาฝึกอบรมให้เจ้าหน้าที่มีความรู้ความสามารถในเรื่องการทำลายหนังสือราชการ โดยอาจจะเชิญวิทยากรที่มีความรู้เรื่องการทำลายหนังสือราชการมาให้ความรู้ และข้อเสนอแนะแนวทางในการปฏิบัติให้แก่เจ้าหน้าที่
7. หน่วยงานควรจัดอบรมให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ ให้มีความรู้ความเข้าใจตระหนักใน ภาระงานที่ต้องปฏิบัติ และสร้างจิตสำนึกให้มีความรับผิดชอบต่องานในหน้าที่ของตน เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพต่อไป
ข้อเสนอแนะในการทำวิจัยครั้งต่อไป
1. ควรศึกษาวิจัยเกี่ยวกับสภาพปัญหาที่ส่งผลต่อการปฏิบัติงานสารบรรณ ด้านการจัดทำหนังสือ ราชการของหน่วยงานในสถาบันเทคโนโลยีพระจอมเกล้าเจ้าคุณทหารลาดกระบัง
2. ควรศึกษาวิจัยเกี่ยวกับสภาพปัญหาการปฏิบัติงานสารบรรณตามความคิดเห็นของข้าราชการสาย ก และสาย ข
3. ควรศึกษาวิจัยเกี่ยวกับความต้องการของผู้รับบริการในงานสารบรรณของแต่ละหน่วยงาน เพื่อจะ ได้นำไปปรับปรุงแก้ไขปัญหาของผู้รับบริการได้ถูกต้องขึ้น
ปี 2546
Powered by Dataface
(c) 2005-2007 All rights reserved